Was Zahnärzte bei der Rechnungsstellung beachten müssen
Seit Anfang dieses Jahres sind inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander grundsätzlich dazu verpflichtet, Rechnungen in strukturiert elektronischer Form (E-Rechnungen) zu stellen und zu empfangen. Auch Zahnärztinnen und Zahnärzte betrifft diese Regelung, wenn sie im Geschäftsverkehr als Unternehmer auftreten. Dies ist beispielsweise im Geschäftsverkehr mit Laboren der Fall. Hier muss der Zahnarzt seit dem Stichtag 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Von der Neuregelung nicht betroffen sind Rechnungen, die der Zahnarzt seinen Patienten stellt. Falls noch nicht geschehen, lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater informieren, inwieweit Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen sind.
Aufgrund einer Neuregelung des Umsatzsteuerrechtes im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) sind alle inländischen Unternehmen untereinander dazu verpflichtet, ihre Rechnungen in strukturiert elektronischer Form auszustellen und zu empfangen. Eine Einwilligung in den Erhalt einer elektronischen Rechnung ist dann nicht mehr erforderlich. Diese Regelungen finden keine Anwendung bei Geschäften zwischen Unternehmern und Verbrauchern, sodass die Rechnungen, die Sie Ihren Patienten stellen, hiervon ausgenommen sind.
Wie bin ich als Zahnarzt betroffen?
Als Zahnarzt fallen Sie unter die Regelung, wenn Sie selbst im Geschäftsverkehr mit Unternehmen als Unternehmer auftreten. Dies ist beispielsweise bei der Beauftragung eines Labors der Fall. Seit 1. Januar dieses Jahres müssen Sie daher in der Lage sein, Rechnungen in strukturiert elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt nicht für Rechnungen, die Sie Ihren Patienten stellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Seit Anfang des Jahres gelten nur noch Rechnungen in einem strukturiert elektronischen Format als elektronische Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechtes (E-Rechnungen). E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturiert elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Zur Einhaltung dieser Kriterien muss das Rechnungsformat der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 1693) entsprechen.
Wie kann ich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?
E-Rechnungen können unter anderem per E-Mail versandt und empfangen werden. Es reicht daher aus, wenn sie zum Empfang von E-Rechnungen ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellen. Es ist nicht erforderlich, dass dieses E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen genutzt wird.
Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist zu beachten, dass diese in einem Format (z. B. XML) ausgestellt werden, das zwar leicht von Maschinen ausgewertet, aber vom Menschen in der Regel nicht gelesen werden kann. Auch gibt es hybride E-Rechnungsformate, die einen maschinenlesbaren Datenteil (z. B. im XML-Format) und einen menschenlesbaren Datenteil (z. B. im PDF-Format) enthalten. Es ist aber nicht garantiert, dass Ihre Lieferanten auch ein solches benutzen.
Da Sie in der Lage sein müssen, Ihren Patienten die Rechnung eines Labors in menschenlesbarer Form zukommen zu lassen, empfiehlt sich die Anschaffung einer Software, die strukturiert elektronische Rechnungsformate entsprechend umwandeln kann.
Was ist, wenn ich als Zahnarzt einem Unternehmen eine Rechnung stelle?
Sollte ein Zahnarzt selbst einem inländischen Unternehmen eine Rechnung stellen müssen, so ist dies aufgrund der geltenden Übergangsvorschriften nicht sofort in Form einer E-Rechnung erforderlich.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen im Jahr 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiter in Papierform oder in der „einfachen“ elektronischen Form (z. B. als PDF-Datei) übermittelt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von maximal 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist noch ein weiteres Jahr, also bis 31. Dezember 2027. Erst ab 2028 sind die neuen Anforderungen bezüglich der E-Rechnung für alle Unternehmer zwingend einzuhalten.
Generell ist es für Zahnärztinnen und Zahnärzte ratsam, sich zeitnah bei ihrem Steuerberater zu informieren, inwiefern sie betroffen sind und welche Vorkehrungen sie treffen müssen.
Ass. jur. Charlotte Laabs
Justitiariat der BLZK